ขนย้ายสำนักงาน คืองานใหญ่ที่ต้องวางแผนระยะยาว การย้ายบริษัท ออฟฟิศเป็นเรื่องที่ไม่ได้ทำกันบ่อยๆ มีหลายอย่างเป็นองค์ประกอบ ตั้งแต่ ทำเลที่ตั้ง เงินทุน ระยะเวลา เหล่านี้คือสิ่งที่ต้องคิดล่วงหน้าตั้งแต่ 6-1ปี ก่อนที่จะถึงวันที่ขนย้าย
เตรียมคำถามก่อน ขนย้ายสำนักงาน
- ไม่มีประสบการณ์ต้องเริ่มวางแผนยังไง?
- จัดเก็บเอกสารยังไง?
- หาบริษัทขนย้ายยังไง?
- จัดหมวดสิ่งของต้องทำยังไง?
- วัสดุ อุปกรณ์เพื่อการจัดเก็บ บรรจุหาซื้อที่ไหน?
- จะใช้เวลากี่วันในการจัดเก็บสิ่งของ?
3ขั้นตอนการขนย้าย ออฟฟิศ สำนักงานที่ถูกต้อง
- วางแผนล่วงหน้าให้นานพอสมควรอย่างน้อย6เดือน
- กำหนดวงเงินงบประมาณเพื่อใช้เป็นแนวทางในการจัดการต่างๆ
- คัดเลือกบริษัทรับขนย้ายที่ตรงตามความต้องการ โดยสอบถามหลายๆแห่ง
- จัดตารางเวลาที่ชัดเจน ระบุว่าช่วงเวลาไหน วันไหน ต้องทำงานส่วนไหนถึงไหน
- แจ้งผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายตั้งแต่ คู้ค้า ลูกค้า พนักงาน สถานที่ตั้งบริษัท สำนักงาน ออฟฟิศแห่งใหม่ บริษัทที่รับขนย้าย ถึงวันเวลาที่แน่นอน ชัดเจน
- เตรียมขนย้ายอุปกรณ์ เอกสาร เครื่องมือต่างๆ
- จัดเตรียมเอกสารทั้งแบบกระดาษ ทั้งหมด บางส่วนทำลาย บางส่วนต้องเตรียมรายละเอียดที่ชัดเจน
- จัดทำบัญชีรายละเอียดเครื่องใช้สำนักงานต่างๆให้พร้อม ชนิดไหนขนย้าย ชนิดไหนไม่ขนย้ายไปด้วยพร้อมกัน
- จัดเตรียมกล่องเพื่อใส่สิ่งของขนาดเล็กที่จำเป็น พร้อมติดผนึก เขียนรายละเอียดด้านบนชัดเจน
- สำรองข้อมูลในคอมพิวเตอร์ให้เรียบร้อย ควรสำรองไว้อย่างน้อย 2 ชุด
- จัดเตรียมออฟฟิศใหม่ให้พร้อมทำงาน
- จัดตำแหน่ง เฟอร์นิเจอร์ โต๊ะ เก้าอี้ ของพนักงานทั้งหมดให้เรียบร้อย
- จัดเตรียม อุปกรณ์สื่อสาร อินเตอร์เนท โทรศัพท์
- จัดอุปกรณ์สำนักงานประเภทเครื่องใช้ไฟฟ้าให้เรียบร้อย
วิธีเลือกบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญในการย้ายสำนักงาน
- ต้องเปรียบเทียบรายละเอียดหลายแห่ง เปรียบเทียบ
- ต้องสามารถให้คำแนะนำได้เป็นอย่างดี
- มีความชำนาญในการย้ายสำนักงาน
- ราคาต้องเหมาะสม
- เป็นบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือ เช่น สามารถออก VAT ได้
- มีทีมงานจำนวนมาก สำนักงานสิ่งของเยอะ ต้องใช้คนจำนวนมากในการยกของ
- มีรถ6ล้อเป็นอย่างน้อยให้บริการ
ข้อผิดพลาดของการขนย้ายสำนักงาน
งานใหญ่ที่ต้องทำให้มีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด แต่หลายๆบริษัท ออฟฟิศ มักเกิดความผิดพลาดในหลายๆด้าน แต่โดยทั่วไปแล้วมักเกิดจากเหตุดังนี้
- ขาดการวางแผนที่ดี ขั้นตอนการขนย้ายสำนักงานต้องทำให้ครบถ้วนคือมีการวางแผนแบบเป็นขั้นเป็นตอน ตั้งแต่เริ่มเรื่องสถานที่ใหม่ ระยะเวลา ทั้งหมดควรเตรียมอย่างละเอียด จะทำให้ลดความผิดพลาดลงไปได้อย่างมาก
- ประมาณการจำนวนสิ่งของผิดพลาด การแก้ไขก็คือ ตรวจสอบให้ละเอียด มอบหมายให้พนักงานตรวจสอบให้ชัดเจน
- ไม่แจ้งขั้นตอนให้พนักงานชัดเจน การไม่แจ้งขั้นตอนรายละเอียด เช่น วันที่ เส้นทาง ประเภทของที่จะขนย้าย กับ ไม่ขนย้าย
- พนักงานไม่มีความรู้เรื่องการจัดสิ่งของ พนักงานในบริษัท สำนักงาน โดยทั่วไปแล้วไม่มีความรู้เรื่องการเตรียมเก็บของ บรรจุ แพ็คสิ่งของ สิ่งของต่างๆนั้นจำเป็นต้องมีความรู้เรื่องการเก็บให้ถูกวิธี
- ไม่มีการจัดแบ่งหน้าที่ๆชัดเจน ในระหว่างการเตรียมย้ายสำนักงานนั้น บริษัทก็จำเป็นต้องดำเนินการอยู่ตลอดเวลา การไม่ระบุแบ่งหน้าที่ให้ชัดเจนจะเกิดความสับสนว่าใคร ควรจัดเก็บ จัดเตรียมอะไรบ้าง การไม่แบ่งหน้าที่ๆชัดเจนทำให้เกิดปัญหาอย่างแน่นอน
- ไม่มี ไม่เตรียมกล่อง อุปกรณ์การจัดเก็บ ฝ่ายจัดซื้อต้องมีความรู้ในเรื่องการจัดเตรียมกล่อง ถัง เทปกาว เหล่านี้ต้องจัดเตรียมให้เหมาะสม พอสำหรับการจัดเก็บ ควรมีการเผื่อให้มากกว่าจำนวนที่คาดไว้ประมาณ 15%
- ไม่มีแผนสำรองเผื่อความผิดพลาด การขนย้ายขนาดใหญ่เช่นย้ายออฟฟิศ จำเป็นต้องมีแผนสำรองเช่น ถ้าการขนย้ายไม่สามารถทำได้ตามเวลาจะต้องทำอย่างไร
สรุป
การย้ายสำนักงาน ออฟฟิศ บริษัทนั้น ก็เพื่อทำให้เป้าหมายของการเติบโตของบริษัทมากยิ่งขึ้น บรรยากาศในการทำงานดียิ่งขึ้น แต่ทั้งหมดนั้นก็ต้องเกิดจากการวางแผนให้ดีทั้งสิ้น